Нередки случаи, когда люди начинают планировать дела, но вскоре перестают этим заниматься. У одних не получается, другие считают, что планирование только отнимает время. Есть шесть секретов, зная которые вы будете получать от планирования удовольствие — и ощутимые результаты.
1 секрет. Ешьте лягушек на завтрак
Напишите список дел – и вы на полпути к цели. Проранжируйте их: расставьте приоритеты, определите срочные, несрочные дела. Выберите самое неприятное дело (звонок сложному клиенту, составление скучного отчета, трудный разговор) и поставьте его в самое начало списка. Такие неприятные дела в тайм-менеджменте называют «лягушками». Их надо делать в начале рабочего дня. Во-первых, вы будете чувствовать гордость за себя – ведь вы сделали сложное, но важное дело. Во-вторых, мысли о том, что вас ждет неприятное дело, не будут занимать вашу голову в течение дня. Самое сложное позади, и остальные дела кажутся более легкими и приятными.
2 секрет. Научитесь переключаться
Делать это надо с умом.
Если вы заняты несложным, приятным или не требующим длительного времени делом, то переключаться надо редко. Если же дело сложное, масштабное – переключайтесь чаще. На что можно переключаться? Сделайте короткий перерыв – на чай, прогулку или созерцание вида из окна. Переключаться можно не только на отдых, но и на другие дела – легкие и короткие, но выполнение которых все равно необходимо. Можете навести порядок на рабочем месте, ответить на письма, полить цветы или рассортировать документы.
3 секрет. Завершайте каждое дело
Каждое дело надо доводить до конца. Эффективность вашей работы снижается в пять раз, когда вы возвращаетесь к брошенным делам.
4 секрет. Регистрируйте помехи
Записывайте в блокнот то, что мешает вам работать. Это могут быть хронофаги – люди, которые отвлекают вас, отнимая время на не стоящие внимания вещи. Это не обязательно разговоры на нерабочие темы. Помехой может быть сотрудник, который десять раз в день подходит и спрашивает совета. Подумайте, можете ли вы что-то сделать в этой ситуации. Как вариант – назначить ему менее занятого «опекуна», к которому он сможет обращаться за консультациями. Или договоритесь, что беспокоить вас он будет только по срочным вопросам, а остальные задавать в точно оговоренное время.
Проследите, сколько раз вы отвлеклись, пока выполняли какое-либо дело. Подсчитайте количество потерянного времени. Кажется, что это была всего пара минут, но за день их накапливаются десятки, за неделю – часы. А сколько времени мы теряем попусту за всю жизнь… Когда вы знаете врагов в лицо, с ними можно бороться.
5 секрет. Научитесь говорить «нет»
Если дело не входит в число приоритетных на сегодня, оно не срочное и не очень важное – перенесите его на завтра. А, возможно, и на послезавтра.
6 секрет. Найдите время на рутину
В рабочем процессе всегда есть рутинные дела, которые возникают каждые полчаса. Это могут быть деловые звонки, ответ на письма, визирование документов. Выделите для этой работы время утром и вечером, а в течение дня не отвлекайтесь. Этим вы сэкономите много времени.
Лишь тот, кто умеет работать, умеет хорошо отдыхать. Научившись эффективно распределять время, вы заметите, что стали успевать больше, а уставать меньше. Ведь когда есть четкий план, жить и работать легче. А если вам больше не надо задерживаться на работе или брать дела домой – у вас появляется больше времени на личную жизнь. Ее, кстати, вы тоже можете улучшить, обратившись к лайф-менеджменту.
По материалам www.ubo.ru
